“Solo podremos tomar decisiones acertadas si sabes cómo analizar e interpretar los datos”, dijo en una ocasión Avinash Kaushik, empresario, autor y conferencista indio. Y es que los KPIs de negocio son activos invaluables para la gestión empresarial en el competitivo entorno actual.
Muchos líderes, directivos y emprendedores están conscientes de la relevancia de los datos; sin embargo, tienen dudas sobre cómo jerarquizarlos, recolectarlos e interpretarlos.
Por esa razón, en este post compartiremos 6 pasos generales e indispensables cuando se trata de definir KPIs de negocio certeros y efectivos.
1. Establece las áreas de medición
Un buen proceso de definición de KPIs debe valorarse como embudo, que va desde la parte más ancha a la más angosta.
De esta manera, el primer paso es construir una visión global, determinando cuáles son las áreas del negocio en las cuales se necesitan métricas precisas para tomar decisiones y detectar áreas de oportunidad.
Estas pueden ser:
- Punto de venta;
- Logística;
- Gastos;
- Servicio al cliente;
- Ventas;
- Manufactura;
- Entre muchas otras.
Otra opción es seleccionar los enfoques de captación de datos de acuerdo a las particularidades que se desean medir: calidad, margen de ganancia, tiempos de ejecución, etc.
Tener muy bien delimitadas las áreas de interés marcará el rumbo de los siguientes pasos para definir KPIs de negocio.
2. Define las partes interesadas
Este elemento también define los tipos de indicadores a seleccionar o los enfoques de relevancia.
Por ejemplo, no son iguales las necesidades y prioridades de un inversionista o tenedor de acciones que del responsable de un determinado departamento.
El primer actor preferirá ver el lado económico de los KPIs, mientras que el segundo se enfocará mayormente en la calidad y particularidades de la operación.
De esta manera, el paso consiste en identificar con claridad estas partes interesadas, sus roles en la empresa y requerimientos informativos, lo cual te servirá luego para jerarquizar datos y elegir estadísticas específicas.
- Traza los objetivos
Se trata de los objetivos particulares de las áreas de medición. Estos pueden ir desde el ahorro hasta mejorar los índices de eficiencia.
Lo importante es que estos objetivos sean claros: tiempo para lograrlos, números exactos y otras variables que permitan discernir entre un resultado negativo o positivo.
Este es uno de los puntos que más tiempo demanda a los líderes de operación, ya que resulta complejo trasladar un amplio universo de actividades y necesidades a un puñado de metas.
Te recomendamos, primero, hacer una lista amplia de cosas que la empresa o departamento necesite lograr. A partir de ahí podrás discriminar, jerarquizar o incluso transformar varios objetivos en uno solo.
Por otro lado, al establecerlos, puedes empezar a pensar en qué tan viable resultará medir eso que quieres lograr y los respectivos avances,
4. Define estándares, criterios y valoraciones
Este punto va de la mano con el anterior. Se trata de especificar con claridad la base que determinará los KPIs de negocio a elegir.
Cantidades, porcentajes y números específicos deben asignarse a cada uno de los objetivos y las prioridades de medición.
Al final del día, esto es lo que permitirá evaluar en el futuro la calidad de cada KPI y compararlo con las expectativas trazadas.
Para cumplir con este paso, es importante que sepas dónde está parada tu empresa, cuáles son las condiciones del mercado y la potencialidad que tienen los recursos disponibles.
En definitiva, tus estándares deben ser realistas para que los KPIs sean verdaderos instrumentos para una toma de decisiones coherente.
5. Construye finalmente los KPIs de negocio
Asigna nombre a las métricas, llévalas a un documento interno y explícalas a profundidad para que estén al tanto todos los interesados y vinculados a la operación.
Explicar por qué cada KPI importa, cómo se medirá, cuáles serán los estándares a alcanzar y otros elementos es clave para avanzar con claridad a la etapa de recolección de datos.
6. Centraliza y automatiza
Tener todos los KPIs de negocio muy bien definidos sin duda es un gran avance.
Sin embargo, solo se trata la finalización de un proceso teórico, por lo cual avanzar a la práctica puede suponer un gran desafío y marcar la diferencia entre el éxito o fracaso del proyecto.
En este sentido, la recomendación es muy clara: implementar sistemas de gestión que te permitan centralizar y automatizar el flujo de datos.
Incluso, las soluciones más avanzadas te permiten configurar directamente tus KPIs, para luego recolectar la información asociada a estos y mostrarte los avances de los indicadores.
Implementar una herramienta amplia e integral, con estas características, te proporcionará ventajas como:
- Practicidad y ahorro significativo de tiempo;
- Mayor precisión en la obtención y medición;
- Visibilidad por parte de todos los miembros del equipo o los autorizados para supervisar la operación;
- Flexibilidad para ajustar o cambiar tus KPIs de negocio de acuerdo al surgimiento de necesidades y variabilidades del mercado;
- Generación de registros históricos y mayor facilidad para compartir datos con partes interesadas.
¡Gracias por leernos! Ahora conoces los 6 pasos clave a seguir para establecer KPIs de negocio.
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