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Firma digital: ¿cuándo puedes emplearla y por qué es tan importante?

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La aplicación de la cultura paperless es una necesidad para los negocios de estos tiempos, y la firma digital es una gran aliada para la puesta en práctica de esta filosofía.

Aunque parece un elemento y recurso simple, puede marcar una gran diferencia en la eficiencia, velocidad y productividad de tu negocio, e incluso en la experiencia del cliente.

Dada su relevancia, a continuación te explicaremos con mayor detalle qué es la firma digital, en qué casos puedes emplearla y cuáles son sus principales beneficios. 

¿Qué es realmente la firma digital?

Técnicamente, podemos decir que se trata de un mecanismo criptográfico, conformado por un paquete de datos, que identifica al firmante.

Y, de forma simple, no es más que la firma tradicional llevada al plano digital, para validar y aprobar un determinado documento. 

A través de diferentes recursos, como plataformas de reporteadores y sistemas de gestión, los usuarios empresariales obtienen estos paquetes de datos que los identifican, a través de una firma original y única, que pueden añadir con simplicidad a archivos digitales de interés. 

¿En qué casos puede emplearse la firma digital?

Para entender mejor en qué consiste la firma digital y cuáles son sus implicaciones en los procesos de negocio, es importante hablar sobre los casos en que puede ser utilizada. 

Dicho esto, en las próximas líneas te dejamos algunos ejemplos de uso concretos: 

Control de entregas

A la hora de recibir o entregar mercancía, la firma digital puede ser un mecanismo de validación del proceso, que fomenta la transparencia y permite documentar la operación de manera oficial.

Esto mejora el control interno de las empresas y, en general, permite que diferentes movimientos y transacciones de interés comercial se desarrollen en un clima de confianza y validación constante.

Aceptación de conformidad 

Las aceptaciones de conformidad o POD (por sus siglas en inglés) de tu empresa serán oficiales y correctamente documentadas con ayuda de la firma digital.

De esta manera puedes hacer las validaciones de forma tangible y generar evidencias transparentes, que te servirán para facturar tus servicios, auditorías, revisiones y control interno en general.

Facturación 

Muchos países, entre estos México, han fomentado la migración a la facturación electrónica en los últimos años.

Esto reduce los tiempos de facturación, a la vez que se asocia con mayor control y un registro mucho más transparente. 

Precisamente, la firma digital es un elemento clave para aplicar esta metodología y disfrutar de todos los beneficios que conlleva. 

Contratos digitales 

La manera en que se establecen contratos con colaboradores y prestadores de servicios también se ha estado modernizando en estos tiempos de transformación digital.

Hoy, es posible establecerlos a distancia y completamente en línea, gracias, primordialmente, a los módulos de firma digital contemplados en diversas herramientas.    

Es importante destacar que, en el caso de los contratos digitales y otros documentos firmados de esta forma, los usuarios no autorizados no pueden apropiarse indebidamente de los archivos, ya que estos están encriptados. 

¿Por qué es tan importante la firma digital? 

Para argumentar y comprender la importancia de la firma digital simplemente debemos mirar hacia la extensa lista de beneficios que proporciona.

¡Veamos!

Optimización del tiempo

No es necesario acordar reuniones en puntos físicos ni coordinar las agendas de los diferentes involucrados en determinados procesos o transacciones.

Por medio de la firma digital, cada usuario puede validar el documento a distancia, en cuestión de segundos y sin mayores complejidades. 

Optimización de la experiencia del usuario

Esto lo vemos reflejado gracias al firmado digital de facturas y documentos similares.

Esto ayuda a reducir los tiempos de facturación y, en consecuencia, ofrecer una experiencia mucho más ágil y satisfactoria al cliente.

Además, hace que las transacciones sean confiables y seguras, otro punto favorable para la experiencia.

Reducción de costos

Como ya sabes, la firma digital es un recurso que está directamente relacionado con la cultura paperless.

Y, a su vez, la digitalización conlleva reducción de costos, gracias a que optimiza el tiempo y elimina gastos asociados al almacenamiento y la impresión.

Recolección electrónica de evidencias

Todo documento y archivo que contempla una firma digital es validado por tu empresa y un determinado usuario autorizado.

Esto genera, de forma automática, una evidencia de una transacción y operación, que quedará almacenada en los registros históricos de la compañía. 

La recolección electrónica de evidencias favorece el orden y el control interno. 

Almacenamiento óptimo

Validar tus documentos de manera digital permitirá optimizar el almacenamiento.

Este elemento es clave para poder centralizar en plataformas digitales todos tus archivos, creando registros de fácil acceso para revisiones y auditorías. 

Acceso compartido 

Cuando se emplea la firma digital, la visualización de documentos por parte de diferentes usuarios autorizados es mucho más sencillo.

El acceso compartido es otro de los factores que propicia la optimización del tiempo y que hace el proceso más flexible en líneas generales.

Reconocimiento y validez 

La firma digital, al igual que las físicas, es un método seguro de validar y autenticar documentos, que le dará título legal a tus operaciones y transacciones. 

En conclusión, la firma digital puede sentar un antes y después positivo en tu negocio, contribuyendo con la optimización inteligente de operaciones.

Para implementarla, puedes apoyarte en sistemas reporteadores y plataformas que contemplan este paquete de datos de alta utilidad, clave para la aplicación de la cultura paperless

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