Los servicios de custodia de inmuebles son una de esas clásicas labores en que las empresas de seguridad buscan mejorar de manera continua.
Alcanzar la optimización inteligente de operaciones en este tipo de servicios hace de la gestión un proceso mucho más estable, escalable y controlable, a la vez que promueve mejores resultados.
Pero, ¿cómo lograrlo? Si bien no existe una fórmula de éxito única, sí podemos hablar de prácticas claves, asociadas a la eficiencia dentro de los servicios de custodia, especialmente cuando se trata de inmuebles.
Muchos de estos procesos y metodologías se alinean a la transformación digital y a la necesidad de desarrollar un modelo de funcionamiento que priorice la cultura paperless.
Esto, además de optimizar, contribuye con la reducción de costos y hace mucho más rentables las operaciones de las empresas de seguridad.
Dicho esto, sin más preámbulos, veamos una lista de consejos fundamentales para que puedas mejorar tus servicios de custodia de inmuebles.
Uso de radios con comunicación PTT
La comunicación Push-to-talk (PTT) – “pulsar para hablar”, en español – es una característica esencial en las radios de amplio alcance, que permite las llamadas “uno a uno” o “uno a varios” con tan solo pulsar un botón.
Si tus supervisores, operadores y guardias cuentan con este tipo de dispositivos especializados, todos estarán en un mismo entorno de comunicación, lo cual favorece la inmediatez y la interacción continua.
Esto ayuda a acelerar los tiempos de respuesta, a incrementar la capacidad preventiva y, en general, fomenta una operación integrada y colaborativa, asociada a mejores y mayores estándares de eficiencia.
Generación de formularios de rondines con accesos QRs
Las rondas de vigilancia son parte esencial en los servicios de custodia de una propiedad o inmueble.
Por ese motivo, debes apuntar a la optimización inteligente de este proceso, haciéndolo sistemático y riguroso, cuidando cada detalle y tarea asociada.
Para lograrlo, puedes implementar herramientas y sistemas reportadores que te permitan generar formularios predeterminados.
En estos formularios, incluye las tareas operativas que los guardias deben cumplir durante cada ronda de vigilancia, siguiendo las mejores prácticas y garantizando altos estándares de eficiencia.
Además, con el uso de radios de amplio alcance, tus guardias podrán escanear los códigos QR de estos formularios para un acceso directo e inmediato, acelerando los tiempos de operación.
Carga de puntos de interés (PDIs)
Los mejores recursos de gestión y reporteadores cuentan con sistemas de información geográfica, conocido simplemente como GIS.
Esta solución tiene un amplio alcance: permite conocer la ubicación de personas en tiempo real, seguir unidades u objetos en movimiento y trazar mapas y rutas de operación.
Se trata de una tecnología flexible, ideal para diferentes giros, como el autotransporte, las industrias y, por supuesto, las operaciones de seguridad.
En el caso específico de los servicios de custodia, puedes utilizar este recurso para cargar puntos de interés (PDIs), que deben ser tomados en cuenta durante los rondines y la vigilancia en general.
Esto ayuda a que tengas esquemas de operación predeterminados, dejando a un lado la improvisación y, en cambio, fijando directrices claras para promover la eficiencia y una mayor capacidad preventiva.
Generación de evidencia respaldada con imágenes
La optimización inteligente de operaciones, especialmente en el giro de la seguridad, demanda el registro de evidencias de interés.
Esto sirve para incrementar el control, facilitar el trabajo de supervisores y contar con registros históricos relevantes para el estudio de operaciones, las auditorías y diferentes revisiones internas.
En los servicios de custodia de inmuebles, existen diferentes procesos y aspectos que demandan la generación de evidencias, respaldadas con imágenes, como la llegada de los guardias, el uso correcto de uniformes y la recepción de paquetería, por ejemplo.
Los dispositivos especializados, respaldados por plataformas reporteadoras, permiten capturar las imágenes y transformarlas en evidencia de inmediato, haciéndolas visibles para los supervisores y todos los involucrados en los procesos de trabajo.
Digitalización del flujo de tareas
La optimización inteligente de operaciones está directamente relacionada con la transformación digital.
Digitalizar la planificación y el control de tus servicios de custodia de inmuebles no es una opción, sino el único camino hacia la máxima rentabilidad, el éxito y la mejora continua.
Para ello, debes llevar todo el flujo de tareas a una plataforma única, como lo puede ser un reporteador asociado a los dispositivos inteligentes utilizados por tu equipo.
A través de esta solución, puedes crear tareas asignadas para un periodo de tiempo predeterminado.
Cantidad u horarios de rondines, listas de chequeos, creación de registros y muchos otros procesos pueden establecerse en el plano digital y ser dirigidos a responsables específicos.
Una vez generadas las tareas, los responsables pueden visualizarlas desde sus dispositivos inteligentes, para así alinearse al plan de trabajo y a las funciones específicas.
Por otro lado, los supervisores y líderes tienen la posibilidad de acceder a un intuitivo dashboard para seguir el cumplimiento de todas estas tareas y las tasas de cobertura.
¡Genial! Ahora conoces qué medidas y acciones tomar para optimizar tus servicios de custodia de inmuebles, así como las tecnologías y recursos más relevantes para este tipo de operaciones.
La optimización inteligente de operaciones está a tu alcance. Solo necesitas dar pasos estratégicos hacia un mayor nivel de eficiencia, tomando en cuenta las posibilidades que brinda la transformación digital.
¡Adelante!
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