Saber digitalizar tareas es un paso estratégico que, lamentablemente, muchas empresas aún no han completado.
En esta etapa avanzada de transformación digital, en medio de un entorno de trabajo mucho más dinámico y exigente, no centralizar y sistematizar las actividades significa otorgar ventajas competitivas a los otros actores del mercado.
Una empresa sin una estructura de tareas digitalizada arrastra diferentes fallas operativas que evidencian la necesidad de modernizarse cuanto antes y adoptar soluciones tecnológicas de calidad.
Algunas de estas eficiencias que representan señales de alarma y que necesitas evaluar a detalle son las siguientes:
1. Baja tasa de cobertura
La tasa de cobertura hace referencia al porcentaje de tareas que se completaron en un determinado periodo de tiempo.
Generalmente, las empresas no digitalizadas cuentan con niveles bajos y preocupantes de este indicador.
Y es que una delegación manual y física de tareas hace el proceso mucho más demorado, a la vez que dificulta que los responsables puedan visualizar con calidad qué deben hacer, especialmente si la operación es remota.
2. Nula o escasa rastreabilidad
El personal asociado a la supervisión y el control pierde alcance y poder de influencia cuando sus empresas no dan el paso de digitalizar tareas.
Esto se debe a que no cuenta con las herramientas necesarias para rastrear y seguir de cerca las actividades que se desarrollan en los diferentes centros de operación.
De esta manera, el desarrollo de las tareas se pierde y no se tiene noción de cómo se ejecutaron los diferentes procesos o etapas que llevaron a un determinado resultado final.
3. Múltiples puntos de contacto para hacer validaciones
La gestión del tiempo es uno de los factores que más afectados resulta de la decisión de no digitalizar tareas.
Los líderes y responsables enfrentan cuellos de botella en sus rutinas, especialmente, porque deben establecer múltiples puntos de contacto con un determinado responsable para conocer la evolución de una tarea.
Si se posee un dashboard digital para hacer seguimiento, la operación se supervisa prácticamente en tiempo real y se ahorra el tiempo dedicado a todas estas interacciones, lo cual permite al líder o gerente orientar mayor atención a la planeación o estrategia.
4. Falta de evidencia histórica
Una tarea no digitalizada es una tarea que no luego no pasa a un registro histórico de operaciones.
En cambio, al digitalizarla, quedará registrado quién la ejecutó, el lapso de tiempo que demandó y otras variables de interés.
Esto significa que la falta de digitalización en el presente resultará en una menor posibilidad de estudiar las operaciones en el futuro, lo cual sirve para detectar tendencias, medir evoluciones y en general tomar decisiones basadas en datos.
5. Productividad laboral deficiente
Tomando en cuenta los diferentes aspectos mencionados hasta ahora, queda claro que una operación no digitalizada puede significar un bajo nivel de productividad laboral.
Mayor inversión de tiempo, falta de control y otras deficiencias obstruyen el máximo potencial de la plantilla de trabajadores y colaboradores.
Incluso, como ya hemos reflexionado, el personal de supervisión es mucho menos eficiente sin la digitalización de tareas.
6. Digitalizar tareas y evitar duplicaciones
Una de las principales ventajas de digitalizar tareas es la centralización de los flujos de trabajo.
Esto no solo facilita el seguimiento a gerentes y supervisores, sino que evita las duplicidades y el desperdicio de tiempo y recursos que conllevan.
Al digitalizar, sabrás cuál tarea fue ejecutada y habrá un proceso de delegación mucho más ordenado y sustentable.
7. Cero sistematización
Lógicamente, al no digitalizar tareas, no puedes esperar la sistematización en las operaciones de tu negocio.
Esto no solo genera duplicidades, sino también reprocesos, resultados finales dispares y en general una cadena de valor que no cumple con los principios de normalización y estandarización que demanda el mercado actual.
La sistematización, además de mejorar la calidad, es clave para controlar la estructura de costos y fomentar mejores márgenes de rentabilidad, aspectos en los que profundizaremos a continuación.
8. Niveles de calidad inferiores a lo esperados
No esperes los mejores resultados finales, adecuados a los niveles de exigencia del consumidor moderno, si tus tareas se siguen fundamentando en modelos operativos antiguos y sin intervención digital.
Esto hace que la falta de digitalización sea principalmente riesgosa en industrias como la química y la alimentaria, que tienen un impacto directo en la salud humana.
De igual manera, en giros como el transporte terrestre, la falta de seguimiento por una escasa o nula digitalización conlleva mayores vulnerabilidades en cuanto a robos y riesgos para operadores y unidades en carretera.
9. Estructura de costos exagerada
Si sumamos todas las deficiencias mencionadas en el presente texto, uno de los resultados nada deseables es una estructura de costos “inflada” o exagerada.
Todos los cuellos de botella, fricciones y deficiencias que se asocian a la falta de digitalización se traducen en costos adicionales para la cadena de valor y, en consecuencia, merma de los niveles de rentabilidad.
¡Muy bien! Ahora conoces cuáles son las fallas operativas que evidencian la necesidad de digitalizar tareas.
¿Algunas de estas deficiencias te resultan familiares? Si quieres conocer a profundidad una solución tecnológica integral que puede apalancar la transformación digital de tu negocio, te invitamos a leer el siguiente post de nuestro blog:
