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7 consejos clave para optimizar la gestión de información en tu empresa

7 consejos clave para optimizar la gestión de información en tu empresa

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Óptima toma de decisiones, estabilidad operativa, prevención de problemas y paralización de tareas, máximo aprovechamiento del tiempo… son muchos los beneficios asociados a una gestión de información eficiente.

Pero, ¿cómo lograr un correcto y acertado manejo de los datos críticos de tu negocio? ¡En este artículo queremos ayudarte a responder esta gran pregunta!

Por eso, a continuación te dejamos una lista de 7 consejos claves para optimizar la gestión de información en tu empresa.

1. Generar evidencias digitales para la gestión de información

Una regla de oro, en cuanto a gestión de información, es que los datos almacenados en plataformas digitales siempre serán mejor manejados, además de que es mucho más sencillo seguirlos y validarlos.

Y esto aplica a las evidencias. No importa si se trata de la llegada de mercancías o la asistencia de ciertos colaboradores, es necesario que todo se registre en sistemas digitales, a los que puedan acceder ágilmente gestores y supervisores.

Por supuesto, estas plataformas deben permitir que los registros estén acompañados de imágenes, como lo hacen los reporteadores asociados a dispositivos inteligentes, como radios de amplio alcance.

2. Registrar actividades en plataformas únicas

Más allá de las evidencias, es importante disponer de plataformas únicas para registrar todas las tareas claves asociadas a las operaciones de la empresa.

Esto no solo facilita el acceso a los datos y el uso de los mismos, sino que mejora la capacidad de control e, incluso, posibilita el monitoreo en tiempo real.

Los administradores principales del sistema deben tener la oportunidad de asignar y definir tareas dentro de la herramienta, para luego seguir de cerca las tasas de cumplimiento y cobertura. 

Incluso, si tu empresa realiza operaciones de transporte, estas herramientas permiten crear mapas de operación, para definir puntos de interés geográfico y gestionar estratégicamente la información referente a estos y los procesos desarrollados. 

3. Establece KPIs claros y relevantes

La gestión de información será mucho más sencilla si tienes claro qué deseas medir de forma estadística.

Debido a esto, otro consejo clave es el establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs) asociados a tu modelo de negocio y tipo de operaciones. 

Reporteadores y plataformas inteligentes brindan la posibilidad de predefinir estas métricas y, luego, los actualizan gracias a las evidencias y la información recolectada. 

4. Centralizada la data

En líneas generales, para lograr la optimización inteligente de operaciones y llevar un manejo de información altamente eficiente es necesario centralizar todo el flujo de datos que genera tu empresa, o al menos la gran mayoría. 

Disponer de múltiples bases de información incrementa el tiempo de gestión, así como los riesgos de pérdida de data crítica para los procesos cotidianos. 

En cambio, resulta mucho más eficiente y sustentable acceder a una plataforma única diariamente para visualizar estadística e información de interés para la planeación, la toma de decisiones y la supervisión. 

5. Prioriza la información gráfica 

Una de las tareas asociadas a la óptima gestión de información es la correcta interpretación de los datos disponibles.

De nada vale centralizar la data y manejar un amplio volumen de estadísticas sino son fáciles de seguir, comprender y transformar en decisiones que agreguen valor a los procesos de negocio.

Para facilitar este trabajo de interpretación, nada mejor que las plataformas que incluyen módulos intuitivos de análisis y reporte, que muestran información gráfica predeterminada de forma inmediata.

Estas interfaces gráficas se convierten en herramientas de trabajo de consulta permanente, que brindan una noción clara sobre las operaciones y su eficiencia.

6. Cuenta con registros históricos 

Cuando se habla de gestión de información, gerentes y supervisores se centran en administrar la que es generada en tiempo real, pero, ¿qué pasa con los registros históricos?

Estos también son claves para la toma de decisiones, pues permiten detectar patrones, tendencias, áreas de oportunidad y comportamientos asociados a las operaciones.

Dicho esto, prioriza la implementación de plataformas que te permitan contar con registros históricos, al soportar la información almacenada durante periodos de hasta 6 meses.

Además, antes de que la dara sea borrada de la plataforma, conviene exportarla y almacenarla en equipos y bases de datos de la organización.

7. En general, fomenta la cultura paperless 

John Naisbitt, un aclamado autor estadounidense, dijo una vez: “la nueva fuente de poder no es el dinero, sino la información en manos de muchos”.

Si bien esta frase aplica para las sociedades en general, también podemos asociarla al espectro de los negocios y los procesos de gestión de información.

Para que tu empresa esté empoderada y logre la optimización inteligente de operaciones, es importante que todos los involucrados cuenten con datos de interés a su alcance, y eso es posible por medio de la cultura paperless

En vez de llenar formularios y planillas en papel, es importante que tus colaboradores cuenten con dispositivos especializados y accesos a plataformas que permiten registrar evidencias, conocer tareas pendientes e, incluso, confirmar su asistencia al lugar de trabajo.

De esta forma, cada uno contribuye con la digitalización de la información y, además, puede visualizar en línea la data que necesita para el desarrollo de sus labores.

¡Bien! Ya tienes en tus manos 7 valiosos consejos para optimizar la gestión de información en tu empresa.

Sin duda, la clave para conquistar este objetivo está en apoyarse en recursos tecnológicos de calidad, como los sistemas reporteadores, que permiten centralizar los datos y, además, brindan acceso a estadísticas, KPIs y recursos gráficos que facilitan la interpretación.

¡Moderniza tus operaciones y alcanza la optimización inteligente!

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